14 juni 2022
Gemeente Tilburg zoekt secretaresse afdeling Economie en Arbeidsmarkt

Lijkt het je leuk om verantwoordelijk te zijn voor de ondersteuning van het afdelingshoofd bij de afdeling Economie en Arbeidsmarkt? En dat ook nog bij een van de grootste gemeenten van Nederland? Kijk jij vooruit en los jij problemen op nog voordat deze ontstaan? En vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van een gemeente breed Team Secretaresses waarbij je nauw samenwerkt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

  • Je bent bedreven in het integraal en proactief beheren en bewaken van de agenda van jouw afdelingshoofd. Het beheren van de mailbox en agenda is een fors aandeel van je werk;
  • Je beheert inhoudelijke correspondentie van het afdelingshoofd en teammanager(s) (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortang. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post onderteken je digitaal na akkoord van het afdelingshoofd en stemt de opvolgende acties af met je collega. Je beheert (functionele) mailboxen;
  • Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda’s maken, tijdsduur en frequentie bepalen, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijst opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride);
  • Je maakt diverse planningen en organiseert mede speciale bijeenkomsten in samenwerking met je directe collega (jubilarissen, evenementen en dergelijke);
  • Inkomende verzoeken vang je op en handel je het liefst, en anders in overleg, zelfstandig af;
  • Je zorgt voor administratieve ondersteuning, zoals archivering en beheer van documenten, ziek- en verzuimmeldingen, relatiegeschenken, in- en uitstroom medewerkers en inkooporders;
  • Je verzorgt de input van jouw afdeling voor collegevergaderingen en raadsvergaderingen.

Hoe ziet je dag eruit?

Je werkdag is begonnen en je logt in op je computer, je checkt de agenda van die week en leest de (spoed) verzoeken die binnen zijn gekomen per whatsapp en e-mail. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag door moet voeren. Je onderneemt hier direct actie op en deelt de wijziging met het afdelingshoofd via whatsapp. Naast je eigen mailbox beheer je ook de mailbox van het afdelingshoofd. Je leest alle inkomende stukken door, slaat deze op, stuurt deze door of attendeert het afdelingshoofd hier pro actief op. Je gaat integer om met de informatie die je leest. Je oog valt op een Bestuurlijk overleg waar het afdelingshoofd moet vervangen. Hiervoor schakel je met de strategen over het aanleveren van een annotatie en bewaakt de voortgang hiervan en informeert het bestuurssecretariaat waar nodig. Hierna heb je een dagstart met je directe collega van het secretariaat. Je stemt samen prioriteiten af voor deze dag. Ideeën voor optimalisering van jullie werkprocessen werk je gezamenlijk uit en leg je voor aan het management.

Vandaag sluit je aan bij het MT-overleg en hoor je wat er op de afdeling speelt, dit helpt jou bij het afstemmen van jouw werk. Je maakt een taak aan in Outlook voor het verwerken van de actie- en besluitenlijst van dit overleg.

In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Je zorgt dat het MT op de hoogte is van je afwezigheid en zorgt dat je telefoon doorgeschakeld is. Na het webinar plan je een moment in de agenda’s van je afdelingshoofd/teammanager, omdat je de tips uit het webinar wilt delen en hen hierin wil ondersteunen. Waar nodig mail je de hele afdeling met een nieuwe handleiding of een handig weetje. Bij vragen kan de hele afdeling rekenen op jouw hulp. Met jouw organisatie skills is alles op zijn plek gevallen en de dag soepel verlopen, je sluit tevreden je computer af.

Wat breng je mee?

  • Je beschikt over minimaal een mbo opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het secretaresse vak;
  • Je hebt meerdere jaren werkervaring in een ambtelijke organisatie (gevoel voor politieke verhoudingen) – oftewel je brengt senioriteit mee. Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken;
  • Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk. Alertheid en snel schakelen zijn essentieel;
  • Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: proactief, leergierig, flexibel, accuraat en zelfstandig;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal, het schrijven van een formele motivatiebrief maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Wat krijg je ervoor terug?

  • We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Een diversiteit aan ervaringen, achtergronden en talenten in teams voegt waarde toe aan onze organisatie en de stad Tilburg;
  • Je komt te werken in ons prachtige nieuwe stadhuis;
  • Het betreft een structurele functie. In eerste instantie krijg je een arbeidsovereenkomst voor de duur 1 jaar aangeboden;
  • Waardevolle werkervaring voor op je CV;
  • Gemeente Tilburg besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers middels cursussen en trainingen;
  • Je hebt een leidinggevende die jouw talenten en capaciteiten stimuleert, je hebt veel ruimte om je werk in te delen, je leert veel mensen kennen, je hebt naaste collega’s die dezelfde passie delen en wat je doet en bijdraagt is direct merkbaar. Bovenal: je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken;
  • Een marktconform salaris. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel;
  • Kom je uit de omgeving Eindhoven, Den Bosch, Roosendaal of Breda? Dan is dat geen enkel bezwaar! De werkplek is goed bereikbaar en wanneer je met het openbaar vervoer reist dan worden al je reiskosten vergoed.

Solliciteren

Ben jij enthousiast geworden om per direct aan de slag te gaan binnen de gemeente Tilburg? Solliciteer dan meteen op deze website!

 

Tagged as: gemeente tilburg, secretaresse afdeling Economie en Arbeidsmarkt, tilburg, vacature