Ben jij iemand die graag zaken uit handen neemt, energie krijgt van regelen, structureren, bewaken en optimaliseren? Een persoon die verantwoordelijkheid neemt, vooruitdenkt, ervoor zorgt dat zaken soepel en efficiënt verlopen en daarmee rust creëert?

Kortom, ben jij die ervaren en zelfstandige PA die onze directie administratief en organisatorisch ontzorgt alsof het jouw eigen onderneming is? Dan zijn wij op zoek naar jou.

over de functie

Als Personal Assistant Directie ben jij de rechterhand van de directie en het centrale aanspreekpunt voor alles wat administratief raakt aan onze organisatie.

Jij bent nauw betrokken bij de dagelijkse gang van zaken en speelt een belangrijke rol in het bewaken van overzicht, continuïteit en rust. Jij zorgt ervoor dat alles wat geregeld, bijgehouden en opgevolgd moet worden ook daadwerkelijk gebeurt. Jij werkt zelfstandig, signaleert wat aandacht nodig heeft en pakt zaken proactief op.

Jij neemt de directie daadwerkelijk werk uit handen, zodat die zich kan richten op de hoofdlijnen.

In deze functie zijn jouw belangrijkste taken:

Directieondersteuning & administratie

• Beheren, structureren en bewaken van onze administratieve processen.
• Signaleren van risico’s, achterstanden en optimalisatiemogelijkheden.
• Voorbereiden van beslissingen en zorgen dat acties ook daadwerkelijk worden opgevolgd.
• Fungeren als filter, buffer en sparringpartner voor de directie.

Contract- & leveranciersbeheer

• Beheren van (service)contracten met leveranciers.
• Bewaken van looptijden, opzegtermijnen en voorwaarden.
• Proactief heronderhandelen van contracten en realiseren van kostenbesparingen.
• Eerste aanspreekpunt voor leveranciers en externe partner.

Inkoop & operationele ondersteuning

• Administratieve ondersteuning bij inkoopprocessen (waaronder transport).
• Vergelijken van offertes, bewaken van afspraken en opvolgen van acties.
• Zorgen dat afspraken niet alleen worden gemaakt, maar ook worden nagekomen.
• Voorbereidende werkzaamheden rondom beurzen en evenementen, waaronder transport, verblijf en contact met locaties/beursorganisaties.

Structuur & procesverbetering

• Aanbrengen en bewaken van structuur in documentatie, contracten en workflows.
• Verbeteren en waar mogelijk automatiseren van administratieve processen.
• Zorgen voor overzicht, continuïteit en voorspelbaarheid.

Jij:

• Beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Hebt minimaal 3-5 jaar ervaring in een soortgelijke PA-, management support- of administratieve regiefunctie.
• Hebt ervaring met ERP-/CRM-systemen (ervaring met Exact is een pre) of bent in staat systemen snel eigen te maken.
• Beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift, hebt daarnaast een goede beheersing van de Engelse taal (en eventueel andere talen) en hebt sterke communicatieve vaardigheden.
• Hebt affiniteit met onze producten.
• Werkt extreem nauwkeurig, schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en weet prioriteiten te stellen.
• Bent stressbestendig, blijft scherp onder druk en behoudt overzicht.
• Bent proactief, neemt verantwoordelijkheid en denkt in oplossingen in plaats van in problemen.
• Communiceert helder, professioneel en overtuigend en durft (externe) partijen aan te spreken en te onderhandelen.
• Hebt een natuurlijke neiging om zaken uit handen te nemen en haalt voldoening uit het regelen en goed organiseren van zaken.
• Kunt goed balanceren tussen strategisch inzicht en praktische uitvoering.
• Bent enthousiast, positief en representatief.
• Hebt eventueel financieel administratieve kennis (dit is overigens geen vereiste).

Daarnaast ben jij beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en woonachtig in (de omgeving van) Tilburg.

Wat kun jij van ons verwachten:

Jij wordt onderdeel van een vooruitstrevend, internationaal merk en gaat werken in een organisatie die veel belang hecht aan haar medewerkers en waarin hard werken en plezier hand in hand gaan. Jij krijgt alle ruimte om jouw functie verder vorm te geven en jezelf persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen.

Verder ontvang jij:

• Een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• 25 vakantiedagen en 2 extra verlofdagen (op basis van een voltijds dienstverband van 40 uur).
• Een MacBook.
• Een pensioenregeling zónder eigen bijdrage.
• Een collectieve ziektekostenverzekering waarmee jij profiteert van korting op jouw premie en gratis extra’s.
• Benefits at work waarmee jij met korting kan shoppen bij meer dan 1500 merken.
• Aantrekkelijke personeelskortingen op onze producten en regelmatige attenties.
• Dagelijks vers fruit.
• Ruimte om ideeën in te brengen en verder te groeien.
• Een inspirerende werkomgeving met enthousiaste collega’s en met veel aandacht voor elkaar en voor jou als individu.
• Luxe teamuitjes en bedrijfsfeestjes; wij vieren graag elk moment!

Over MARC INBANE

MARC INBANE is een toonaangevende speler in de wereld van luxe tanningcosmetica en geliefd bij een groot publiek. Diverse invloedrijke modehuizen, hair & make-up artists, dermatologen en beroemdheden zijn fan van het eerste uur. MARC INBANE is inmiddels

bekroond met vele nationale en internationale awards én verkrijgbaar in meer dan 45 landen.

Let’s date MARC INBANE

Ben jij die Personal Assistent die over een gezonde dosis energie beschikt en staat te popelen om onze organisatie naar een hoger niveau te tillen? Stuur jouw cv en motivatie naar jobs@marcinbane.com Voor vragen of meer informatie bel ons dan op: 013 – 88 97 150.